Memo là gì? Công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả

Trong môi trường công sở năng động ngày nay, việc truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác và kịp thời đóng vai trò then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bên cạnh email, memo (bản ghi nhớ) nổi lên như một công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả, giúp streamlining quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về memo là gì và cách thức ứng dụng hiệu quả trong bài viết này.

Memo là gì?

Memo là một dạng văn bản ngắn gọn, súc tích, được sử dụng để truyền đạt thông tin, thông báo, chỉ thị, hoặc hướng dẫn bên trong một tổ chức. Memo thường được sử dụng để:

• Thông báo: thông tin mới, sự kiện sắp diễn ra, thay đổi chính sách,...

• Yêu cầu: hành động từ phía người nhận.

• Cập nhật: tiến độ dự án, kết quả công việc,...

Điểm khác biệt chính giữa memo và email:

• Phạm vi: Memo thường được gửi đến một nhóm người trong nội bộ, trong khi email có thể dùng cho cả giao tiếp nội bộ và bên ngoài.

• Mức độ trang trọng: Memo thường mang tính trang trọng hơn email.

• Cấu trúc: Memo có cấu trúc cố định, trong khi email linh hoạt hơn.

Cấu trúc chuẩn của một memo "ghi điểm"

Một memo chuyên nghiệp, dễ hiểu cần tuân thủ cấu trúc chuẩn gồm hai phần chính:

Cấu trúc chung của biên bản ghi nhớ

1. Phần đầu

Giống như “tấm danh thiếp” cung cấp thông tin cơ bản:

• Memorandum: Tiêu đề chính, in đậm và viết hoa, đặt giữa trang.

• TO: Người nhận, ghi rõ chức danh, phòng ban (nếu cần thiết).

• FROM: Người gửi, ghi rõ chức danh, phòng ban.

• DATE: Ngày tháng năm đầy đủ.

• SUBJECT: Chủ đề ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật nội dung chính.

2. Phần nội dung

Là phần chính, trình bày thông tin chi tiết, logic, dễ hiểu:

• Đoạn 1: Mở Đầu - "Đi Thẳng Vào Vấn Đề":

  • Nêu mục đích chính của memo ngay từ đầu.

  • Tóm tắt ngắn gọn thông tin quan trọng nhất.

• Đoạn 2: Phát Triển Nội Dung - "Bổ Sung Chi Tiết":

  • Cung cấp thông tin chi tiết, bối cảnh, lý do liên quan đến chủ đề.

  • Ví dụ minh họa: Memo thông báo tái cấu trúc, đoạn này sẽ giải thích lý do thay đổi, lợi ích mang lại,...

• Đoạn 3: Kết Thúc - "Kết Nối & Hành Động":

  • Nêu rõ yêu cầu cụ thể từ phía người nhận (nếu có), deadline, hướng dẫn,...

  • Cung cấp thông tin liên lạc để người nhận phản hồi, đặt câu hỏi.

  • Kết thúc bằng lời cảm ơn, kêu gọi hành động (nếu cần).

"Học lỏm" mẫu memo minh họa

Memorandum

TO: Toàn thể nhân viên phòng Marketing
FROM: [Tên Trưởng Phòng], Trưởng phòng Marketing
DATE: 20/06/2024
SUBJECT: Thay đổi giờ làm việc mùa hè

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Bản ghi nhớ này nhằm thông báo về việc điều chỉnh giờ làm việc mùa hè cho phòng Marketing, bắt đầu từ ngày 01/07/2024.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc sắp xếp thời gian nghỉ ngơi, cũng như nâng cao hiệu quả làm việc trong mùa hè, Ban lãnh đạo công ty quyết định áp dụng giờ làm việc mới như sau:... (chi tiết giờ làm việc mới).

Vui lòng xác nhận đã nhận được thông báo này. Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ [Tên người liên hệ] - [Phòng ban] - [Số điện thoại/ Email].

Trân trọng,

[Tên Trưởng Phòng]

Mẫu biên bản ghi nhớ 

Trong bối cảnh "thông tin là vàng", memo nổi lên như "sợi dây" liên kết hiệu quả trong môi trường công sở. Sử dụng memo một cách khéo léo giúp bạn truyền tải thông điệp rõ ràng, chuyên nghiệp, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và thành công cho doanh nghiệp.